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Cambiar Contraseña Desde el Webmail

Cambiar Contraseña Desde el Webmail

Para cambiar la contraseña de una casilla de correo Cloud Email, se debe acceder al Webmail y ejecutar los siguientes pasos:

1. Seleccionar “Configuraciones” arriba a la derecha.

2. En Configuraciones seleccionar “Seguridad” y luego “Cambialo ahora”

3. Se abre una ventana en la que se debe ingresar la Contraseña Actual y dos veces la Nueva Contraseña:

4. Finalmente hay que presionar Guardar para proceder con el Cambio de Contraseña.

 

 

Recuperar Mensajes Borrados

Recuperar Mensajes Borrados

Desde el Webmail es posible recuperar mensajes desde el sistema de respaldos hasta 14 días luego de haber sido borrados. No importa si los mensajes fueron eliminados a través de una conexión POP3, IMAP o porque fue vaciada la carpeta “Papelera” del servidor, en cualquiera de estos casos es posible recurrir a la opción “Recuperar correo eliminado”.

Este mecanismo de recuperación se conecta directamente con el sistema de respaldos y permite recuperar los mensajes con unos pocos clics.

Para recuperar mensajes borrados desde el Webmai se deben seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre la carpeta “Papelera” , presionar el botón derecho del mouse y elegir  “Recuperar correo eliminado”

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Al seleccionar esta opción se abre una ventana en la que se listan los mensajes eliminados.

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De la lista se pueden selecciona uno, alguno o todos los mensajes a recuperar usando las casillas que se muestran a la izquierda de la lista.

Una vez seleccionados se habilita en la parte superior una opción que permite indicar en qué carpeta se quieren recuperar los mensajes.

Al seleccionar la carpeta, se procede a mover los mensajes a dicha carpeta en forma inmediata.

Buscar mensajes

Buscar mensajes

Para buscar mensajes en el Webmail es conveniente usar la búsqueda avanzada. Para abrir el formulario de búsqueda avanzada debe hacer clic en las flechas a la derecha del botón “Buscar”

form

Si quiere cerrar el formulario de búsqueda debe hacer clic en la X que aparece en el vértice derecho del cuadro que contiene el formulario.

Ingrese los criterios de búsqueda en los campos correspondientes. También puede indicar un rango de fechas, o limitar la búsqueda a sólo los mensajes de correo electrónico que contengan archivos adjuntos. Haga clic en el botón Buscar.

Una lista de mensajes de correo electrónico que contengan los criterios de búsqueda aparecerán en la lista . A continuación, puede refinar la búsqueda agregando filtros mediante el formulario de búsqueda.

Sugerencias de búsqueda

De forma predeterminada, si se ingresan varios términos en cualquier campo se obtendrán mensajes que contengan cualquiera de esos términos.

Por ejemplo, si se ingresa en el campo “Cuerpo” las palabras documento marketing la  búsqueda devolverá todos los mensajes que contengan cualquiera de esas dos palabras en el Cuerpo del mensaje.  Las comas (,) y puntos (.) siempre se ignoran.

Si se quiere buscar una frase exacta, por ejemplo documento de marketing, se debe ingresar la frase entre comillas dobles: “documento de marketing”.

Para combinar palabras se pueden usar los operadores booleanos AND y OR en cualquier campo. Ellos deben estar en mayúsculas.

Por ejemplo para obtener los mensajes que tienen las dos palabras documento y marketing, hay que ingresar: documento AND marketing. Si no se ingresa el operador se usa OR por defecto.

Para buscar mensajes que empiezan con una serie de letras, se puede usar el asterisco (*)

Por ejemplo para encontrar mensajes que contienen palabras que empiezan con documen hay que usar documen*, en los resultados se van a obtener mensajes que contengan las palabras “documento” , “documentos”, “documentales” y todo lo que empiece con documen.

Importar Contactos

Importar Contactos

El Webmail permite importar contactos desde archivos csv con campos delimitados por comas.

Para importar los contactos se debe ingresar a la opción “Contactos” del menú superior.

Una vez que se ingresa a los Contactos, se debe seleccionar la opción que se muestra arriba de la lista de contactos.

Al selecicionar esta opción se abre un diálogo en el cual se permite seleccionar un archivo desde el cual importar los contactos.

Debe presionar “Examinar” y elegir el archivo csv que contenga sus contactos.

Archivos CSV

Los archivos csv son archivos de texto que contienen datos en un formato pre-establecido para el intercambio de datos.
Cada línea del archivo contiene los datos de un registro, en este caso cada línea del archivo contiene campos delimitados con los datos de un contacto.
Se pueden usar diferentes delimitadores para separar los campos de un archivo csv, pero en este caso el delimitador DEBE ser una coma (,).

Los campos disponibles para cada contacto pueden variar pero deben tener como mínimo un campo con la dirección de email.

Un ejemplo de arhcivo csv podría ser el siguiente:

Nombre Primer Contacto,Apellido Primer Contacto,primer_contacto@prored.com.uy
Nombre Segundo Contacto,Apellido Segundo Contacto,segundo_contacto@pro-red.com.uy
Nombre Tercer Contacto,Apellido Tercer Contacto,tercer_contacto@prored.com.uy

Este ejemplo contiene 3 campos para cada contacto: Nombre, Apellido y dirección de email

Generar archivos CSV

Existen muchas maneras de generar archivos CSV. Los clientes de correo como Outlook, Thunderbird y similares permiten exportar contactos a archivos delimitados csv. Al exportarlos se debe elegir el delimitador para los campos, en este caso una coma (,).
Una vez generado el archivo csv, el mismo se puede editar con Microsoft Excel,  Openoffice Calc , o con un editor de textos como Wordpad o el bloc de notas.

Una vez seleccionado el archivo CSV se debe presionar “Continuar”

En el paso siguiente se deben relacionar los campos del archivo csv con los campos usados por el webmail.

En nuestro ejemplo tenemos que seleccionar  “Nombre”, “Apellidos” y “Correo electrónico 1”  en la columna “Nombre correspondiente” .
Esto le permite al sistema de importación relacionar los campos del archivo csv con los campos de los contactos del webmail.
Se pueden omitir campos pero como mínimo se debe relacionar el campo que contenga la dirección de email en el csv con el campo “Correo electrónico 1” del webmail.

Finalmente se debe presionar “Aceptar” y se procederá a la importación de los contactos.

Si el proceso se ejecuta correctamente se abre las siguiente ventana

Debe presionar Aceptar y puede empezar a usar sus Contactos importdos.

Configurar Firmas

Configurar Firmas

Para configurar  “Firmas” debe ingresar al Webmail y seguir los siguientes pasos:

Seleccionar “Configuraciones” arriba a la derecha.

conf

En la ventana que se abre debe seleccionar  “Redactando corre electrónico”

Seleccionar “Agregar Nueva Firma

Se abre la siguiente ventana

Se debe ingresar un nombre para Identificar la firma en el campo “Nombre de la firma”

Luego en el cuadro “Editar Firma” se debe ingresar el texto que se agregará como Firma al pie de los mensajes.

Por defecto se permite el ingreso de texto sin formato. Si quiere ingresar texto con formato, links e imágenes debe presionar donde dice “Habilitar el formato” arriba a la derecha del cuadro.

Una vez habilitado el formato puede usar la barra de herramientas de la parte superior de cuadro.

Esto le permite dar formato al texto (Negrita, Itálica, Subrayado, Tipo de fuente, Tamaño de la fuenta, Color del texto, Agregar un Link, Agregar una imagen, Cambiar la alineación del texto o las imagenes).

Una vez redactada la firma debe presionar “Aceptar” y la firma queda configurada.

Donde y cuando quiere que se muestren las Firmas

Esta opciones afectan a todas la firmas existentes y son las siguientes:

“Mostrar siempre la firma al redactar un mensaje de correo electrónico”
Si se habilita esta opción la firma se agrega en forma automática en la Identidades que tengan asocidada la firma.  Por información de Identidades vea el Instructivo para Configurar Identidades
Si no se habilita esta opción, no se agrega en forma automática ninguna firma pero se puede seleccionar al redactar un mensaje.

“Insertar mi firma al responder un mensaje de correo electrónico
Permite elegir donde ubicar la Firma cuando se responde un mensaje (Arriba del cuerpo del mensaje, Abajo del cuerpo del mensaje)

“Insertar mi firma al reenviar un mensaje de correo electrónico
Permite elegir donde ubicar la Firma cuando se reenvía un mensaje (Arriba del cuerpo del mensaje, Abajo del cuerpo del mensaje)

– Finalmente presione “Guardar”

Configurar una Auto-Respuesta

Configurar una Auto-Respuesta

Una auto-respuesta sirve para notificar, a quienes le envían mensajes, que  va a estar ausente por un período de tiempo.
Mientras la auto-respuesta está activada, el sistema responde con el mensaje que usted configure. Se debe tener en cuenta que el sistema notifica una vez al día a cada remitente.
Para configurar una auto-respuesta debe acceder al Webmail con los datos de su casilla de correo y luego seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar “Configuraciones” arriba a la derecha.

Esto abre una ventana con las siguientes opciones:

2. Debe seleccionar la opción “Correo electrónico entrante” de las opciones que aparecen a la izquierda. Una vez seleccionada se muestra a la derecha una pantalla donde la primera opción es “Respuesta Automática”. Ahí debe activar la opción “Encendido” y luego ingresar el texto con el que quiere responder en el campo “Mensaje de respuesta automática”.

3. Si desea que la auto-respuesta quede permanente, simplemente presione “Guardar” y queda configurada.

4. Si quiere habilitarla solamente para un período de tiempo, debe activar la casilla “Habilitar solamente durante el siguiente marco de tiempo” y luego seleccionar fecha/hora de comienzo y fecha/hora de finalización. Una vez seleccionados presione “Guardar” ya la auto-respuesta queda agendada.

IMPORTANTE: Una vez configurada la auto-respuesta peude demorar hasta 5 minutos en quedar operativa.

Configurar Reenvío de Correos (Mail Forwardings)

Configurar Reenvío de Correos (Mail Forwardings)

Desde el Webmail cada usuario tiene la posibilidad de configurar “Reenvíos de correos” a otra(s) casilla(s). Se permite un máximo de 15 direcciones (cuatro de las cuales pueden estar fuera del dominio).

Los reenvíos se pueden programar para un período de fechas o para que queden permanentes hasta que sean desactivados manualmente.

Es muy importante tener presente que si además de de hacer el reenvío, quiere guardar una copia de los mails en la propia casilla se debe activar la opción “Guardar una copia del mensaje reenviado”, como veremos a continuación, de lo contrario solamente se hace el reenvío pero no se recibe el mail en la propia casilla.

Para configurar  “Reenvíos de correos” debe ingresar al Webmail y seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar “Configuraciones” arriba a la derecha.

2. En la ventana que se abre debe seleccionar  “Correo electrónico entrante”

3. Activar la opción “Encendido”

4. Si quiere quiere guardar una copia de los mails en la propia casilla se debe activar la opción “Guardar una copia del mensaje reenviado”

5. En el campo “Reenviar a” ingrese la lista de direcciones separadas por coma.

6. Si quiere programar el reenvío para un período de tiempo, debe activar la casilla “Habilitar solamente durante el siguiente marco de tiempo” y luego indique fecha/hora de inicio y fecha/hora de finalización.

7. Finalmente presione “Guardar”

Organizar mensajes creando “Filtros”

Organizar mensajes creando “Filtros”

Desde el  Webmail es posible  configurar “Filtros” que se aplican a los mensajes entrantes .
A diferencia de los filtros que se configuran en el cliente de correo (Outlook, Thunderbird, etc), los filtros configurados desde el Webmail se aplican directamente en el servidor antes de que los mensajes sean entregados en la bandeja de entrada.La configuración de filtros dede el webmail es útil para quienes usan el webmail en forma periódica y/o  se conectan a su casilla desde su cliente de correo preferido pero usando el protocolo IMAP y no POP3.

Para configurar un Filtro en el Webmail primero se debe ingresar a “Configuraciones”

Luego se debe seleccionar “Correo electrónico entrante”

filtros1

Para crear un nuevo filtro se debe seleccionar la opción “Agregar nuevo Filtro”

filtros 3

Primero debe ingresar el “Nombre del filtro” . Es un nombre cualquiera que le permita identificar el filtro.

Luego debe ingresar los “Criterios” por los cuales se aplicará el filtro.

Puede ingresar uno o más criterios. Tenga en cuenta que para que el filtro se aplique se deben cumplir todos los criterios ingresados.

Finalmente debe ingresar la “Acción” que se debe realizar cuando los criterios se cumplen.

Una vez indicada la Acción presione “Guardar” para que el filtro quede configurado.

Si tiene varios filtros debe tener en cuenta que los mismos se aplican en el orden que aparecen en la lista. Puede cambiar el orden de los filtros con los botones “Mover hacia arriba” y “Mover hacia abajo” que se muestran cuando lista los filtros.

 

Crear un filtro a partir de un mensaje

Es posible crear un nuevo filtro relacionado a un mensaje recibido. Para eso hay que poner el puntero del mouse sobre el mensaje y presionar el botón derecho del mouse.

Esto muestra una serie de acciones que se le pueden aplicar al mensaje

botonderecho

La última opción es “Agregar nuevo filtro”

Esto abre el mismo diálogo para la creación de filtros que vimos antes pero se inicializan los valores “De” y “Asunto” con los del mensaje seleccionado previamente.

Configurar Identidades en el Webmail

Configurar Identidades en el Webmail

Las “Identidades” permiiten redactar y responder mensajes desde el webmail usando diferentes direcciones de correo como remitente.

A modo de ejemplo puede configurar una Identidad principal con su nombre y  dirección de email, y otra Identidad con el nombre “Ventas” y una dirección de email ventas@…

El sistema crea automáticamente una Identidad por defecto con el mombre de la casilla de correo la cual queda como predeterminada y no se puede borrar. Luego se pueden agregar nuevas Identidades y cambiar la  predeterminada.

Configurar Identidades

Para configurar  “Identidades” debe ingresar al Webmail y seguir los siguientes pasos:

Seleccionar “Configuraciones” arriba a la derecha.

conf

En la ventana que se abre debe seleccionar  “Redactando corre electrónico”

Seleccione “Agregar Nueva Identidad

Si quiere modificar la identidad predeterminada  u otra existente, debe seleccionarla de la lista y presionar  “Editar”.

Ya sea que esta agregando una Identidad nueva o editando una existente se abre una ventana donde debe ingresar o modificar los datos de la Identidad:

Nombre Completo:
Ingres su nombre completo o e el nombre del área/sección de su emrpesa. Este es el nombre que verán quienes reciban sus mensajes cuando usa la identidad.

Dirección de correo electrónico
La dirección de email desde la que se envían los mensajes cuando usa la identidad.

Responder a:
Dirección a usar cuando alguien responde a los mails enviados desde esta Identidad. Se debe dejar en blanco si es la misma dirección ingresada en el campo anterior.

Firma Predeterminada.
Permite asociar una Firma pre-configurada a la Identidad.
Por más información, vea el Instructivo para configurar Firmas.

Una vez ingresados los datos  presione “Aceptar” y la Identidad queda agregada o modificada.

Identidad predeterminada

Si tiene más de una Identidad configurada, se le presenta la lista de Identidades y puede elegir la que quiere usar como predeterminada.

Debe hacer clic sobre la Identidad y luego presionar “Establecer como predeterminada”.

Al redactar un mensaje se usa por defecto la Identidad predeterminada, pero se puede elegir otra seleccionando la identidad deseada en el campo “De”.

Cuando se reponde un mensaje el sistema usa la Identidad asociada a la dirección de email a la que fue enviado. Si no hay una Identidad para esa dirección se usa la pre-determinada.

Finalmente debe presionar “Guardar”