Cada vez más empresas optan por Microsoft 365 o Google Workspace para gestionar y almacenar documentos, correos y comunicaciones.

Hay una tendencia a pensar que si los datos están almacenados en plataformas de máxima disponibilidad, como lo son Microsoft 365 y Google Workspace, no es necesario preocuparse por el respaldo de los mismos.

Si bien se trata de plataformas de muy alta disponibilidad, y que cuentan con una serie de herramientas para recuperar información eliminada en forma intencional o accidental, esto no significa que cubran las necesidades de recuperación de desastres para todas las empresas.

¿Es necesario entonces respaldar los datos almacenados en Microsoft 365 y Google Workspace?

Si bien eso depende del uso que se haga de las plataformas, y el riesgo que cada empresa este dispuesta a asumir, lo recomendable es contar con algún mecanismo de respaldo, por lo menos para la información más critica.

Términos y condiciones de los servicios. Tanto Microsoft como Google dejan claro en sus términos y condiciones que si bien aseguran servicios de alta disponibilidad, es responsabilidad del cliente mantener un respaldo de su información. En el modelo de responsabilidad compartida que aplican, los datos y los accesos son responsabilidad del cliente final.

Protección contra pérdida de datos: Incluso con los sistemas de almacenamiento en la nube más avanzados, existe el riesgo de perder datos debido a errores humanos, fallas en el hardware, ataques de malware o hackers, entre otros. Al realizar respaldos, puede protegerse contra estos riesgos y garantizar que pueda recuperar sus datos en caso de que ocurra algo inesperado.

Cumplimiento de normativas y leyes: Algunas leyes y regulaciones obligan a las empresas a retener cierta información por un período de tiempo determinado. Realizar copias de seguridad puede ayudar a cumplir con estas normativas, así como también garantizar que tenga una copia de sus datos en caso de que deba presentarlos en una auditoría o en un litigio.

Protección contra errores humanos: Los usuarios pueden eliminar archivos importantes accidentalmente, o modificarlos sin querer. La realización de copias de seguridad le permitirá recuperar los datos eliminados o modificados en caso de que necesite volver a una versión anterior.

Continuidad del negocio: Si los servicios de Microsoft 365 o Google Workspace experimentan una interrupción en el servicio o un tiempo de inactividad, una copia de seguridad le permitirá acceder a sus datos y continuar operando su negocio.

Eso depende de la forma de trabajo y las políticas de seguridad de cada empresa.

Pueden ser simples tareas manuales o automáticas para exportar mensajes de correo a un archivo PST; sincronizar el Drive con una carpeta local , y hacer una copia periódica de esa carpeta a otra ubicación en el disco o a un disco externo.

Para empresas con mayor cantidad de usuarios y/o políticas más estrictas de seguridad, conviene optar por un servicio de respaldo en la nube que se integre a las plataformas Microsoft 365 o Google Workspace, y cuente con mecanismos para automatizar los respaldos y definir políticas de retención de datos, entre otras cosas.

Por más información sobre alternativas para respaldar Microsoft 365 y Google Workspace nos pueden contactar aquí y con gusto los asesoraremos.