En artículos anteriores venimos contándoles sobre las diferentes herramientas y funcionalidades que incorpora Cloud Email Flex para hacer más simple, organizada y eficiente la gestión diaria del correo electrónico.

Hoy queremos presentarles otra funcionalidad especialmente útil para el trabajo cotidiano: la posibilidad de compartir carpetas de correo entre usuarios de un mismo dominio.

Porque muchas veces la información que llega por correo no pertenece solamente a una persona. Consultas comerciales, pedidos de clientes, facturas, solicitudes administrativas o comunicaciones de proveedores pueden necesitar ser consultadas o gestionadas por diferentes integrantes de un equipo.

Con Cloud Email Flex, es posible compartir determinadas carpetas con otros usuarios de la organización, facilitando el acceso a la información y el trabajo colaborativo sin necesidad de reenviar mensajes de una cuenta a otra.

Y esta funcionalidad no está limitada al Webmail: las carpetas compartidas pueden utilizarse tanto desde el Webmail de Cloud Email Flex como desde Outlook u otros clientes de correo compatibles con IMAP, permitiendo que cada usuario continúe trabajando desde la aplicación que utiliza habitualmente.

¿Qué significa compartir una carpeta de correo?

Un usuario puede permitir que otros integrantes de la organización accedan a una determinada carpeta de su correo.

La carpeta continúa formando parte de la casilla original, pero pasa a estar disponible también para aquellos usuarios a quienes se les haya otorgado acceso.
De esta manera, cada persona continúa trabajando desde su propia cuenta de correo, pero puede acceder a las carpetas compartidas para las que tenga autorización.

Diferentes niveles de acceso

No todos los usuarios necesariamente tienen que disponer de los mismos permisos.

Cloud Email Flex permite establecer diferentes niveles de acceso sobre las carpetas compartidas, de acuerdo con las necesidades de cada organización.

Así, por ejemplo, una persona puede disponer únicamente de permisos para consultar/leer los mensajes, mientras que otra puede contar con permisos más amplios para trabajar/escribir con el contenido de la carpeta.

Esto permite compartir información manteniendo un mayor control sobre quién puede acceder y qué acciones puede realizar.

Menos reenvíos, más orden

Una de las principales ventajas es reducir la necesidad de reenviar correos internamente.

En lugar de recibir un mensaje y reenviarlo a dos o tres compañeros, se puede almacenar o mover a una carpeta compartida donde las personas autorizadas tengan acceso.

Esto ayuda a:
• Centralizar la información en un único lugar.
• Evitar múltiples copias del mismo mensaje.
• Reducir los reenvíos internos.
• Facilitar el acceso a la información por parte del equipo.
• Mantener mejor organizada la comunicación.
• Controlar los permisos de acceso según cada usuario.

¿Cómo podemos utilizarlo en el día a día?

Las posibilidades dependen de la forma de trabajar de cada empresa. Por ejemplo, se puede crear una carpeta “Consultas comerciales” para que diferentes vendedores puedan acceder a los mensajes relacionados con clientes, o una carpeta “Facturas” compartida con quienes trabajan en Administración. El mismo concepto puede aplicarse a Compras, Soporte, Proveedores, Pedidos o cualquier otra área en la que varias personas necesiten consultar o gestionar información recibida por correo.

En lugar de reenviar cada mensaje a las personas involucradas, la información permanece centralizada en la carpeta correspondiente y queda disponible para todos los usuarios autorizados.

Compartir información sin compartir contraseñas

Otra ventaja importante es que no es necesario entregar la contraseña de una casilla a varias personas para que puedan acceder a determinada información.
Cada integrante continúa utilizando su propia cuenta y sus propias credenciales, mientras recibe acceso únicamente a las carpetas que necesita.

Esto permite una forma de trabajo más ordenada y facilita la administración de los accesos cuando una persona cambia de función o deja de formar parte del equipo.

El correo también puede ser colaborativo

Estamos acostumbrados a pensar en el correo electrónico como una herramienta individual: una dirección, una contraseña y una bandeja de entrada.

Pero en una empresa, gran parte de la información necesita ser compartida.
Las carpetas IMAP compartidas de Cloud Email Flex permiten transformar determinadas áreas del correo en espacios de trabajo accesibles para varios usuarios, manteniendo cuentas individuales y diferentes niveles de permisos.

Una funcionalidad sencilla que puede ayudar a reducir reenvíos, centralizar información y mejorar la forma en que los equipos trabajan con el correo electrónico.

¿Tu empresa necesita organizar mejor la información que recibe por correo?

En Pro Red podemos asesorarte sobre cómo aprovechar las funcionalidades colaborativas de Cloud Email Flex y configurarlas de acuerdo con la forma de trabajo de tu organización.