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Proteger antes de que sea tarde: La Importancia de Respaldar los Datos de Microsoft 365.
Microsoft 365 se ha convertido en una herramienta esencial para muchas empresas, ofreciendo soluciones en la nube para correo electrónico, documentos y colaboración. Aunque Microsoft proporciona una infraestructura segura y fiable, respaldar los datos en esta plataforma sigue siendo una medida esencial para cualquier organización o usuario.
La realidad es que la pérdida de datos puede ocurrir en cualquier momento: desde un borrado accidental hasta ciberataques o errores de sincronización. Contar con un respaldo robusto no es solo una opción, es una necesidad.
Esperar a experimentar una pérdida de datos antes de tomar acción puede poner en riesgo la continuidad de cualquier negocio. Proteger la información de manera proactiva garantiza que, ante cualquier incidente, se puedan recuperar los datos rápidamente y seguir operando con normalidad.
Para entender mejor por qué sucede esto, exploraremos a continuación las razones clave por las que es vital realizar copias de seguridad de los datos de Microsoft 365.
Único medio de almacenamiento.
Cuando la nube reemplaza a los servidores y/o discos locales en los que se almacenaban por ejemplo documentos; la nube pasa a ser el principal y único medio de almacenamiento para esos documentos. Si bien estas plataformas tienen alta disponibilidad y redundancia, no deja de ser el único medio en el que nos quedan almacenados nuestro datos.
Por lo tanto, así como anteriormente se respaldaban los datos almacenados en servidores o discos locales, también es recomendable contar con un respaldo en otro medio para lo que se almacena en la nube. Ese respaldo puede ser local o en otro servicio en la nube.
Protección contra errores humanos.
El error humano es una de las principales causas de pérdida de datos. Un empleado puede borrar accidentalmente un archivo, un correo electrónico importante o incluso una carpeta entera. Aunque Microsoft ofrece opciones para recuperar información eliminada, estas suelen estar limitadas en el tiempo (por ejemplo, la papelera de reciclaje de OneDrive solo retiene archivos durante 93 días). Tener un respaldo externo garantiza que siempre puedas recuperar tus datos más allá de estas limitaciones.
Amenazas de ciberseguridad.
Las ciberamenazas como el ransomware y el malware son una preocupación creciente. Aunque Microsoft tiene fuertes medidas de seguridad, los ataques sofisticados pueden acceder a datos de usuarios desprevenidos. Si un ataque cifra o daña tus datos, un respaldo externo es crucial para restaurar rápidamente la información sin tener que sucumbir a las demandas de los ciberdelincuentes.
Recuperación rápida ante desastres.
En caso de un desastre mayor, como una interrupción prolongada del servicio o una pérdida de datos a gran escala, contar con un respaldo permite una recuperación más rápida. Esto reduce el tiempo de inactividad, permitiendo que las operaciones empresariales continúen con el menor impacto posible. Un plan de respaldo sólido y bien gestionado garantiza que la información crítica esté siempre disponible cuando más se necesita.
Retención a largo plazo.
Aunque Microsoft ofrece opciones para retener datos, no siempre garantiza la retención a largo plazo de manera gratuita o indefinida. Los planes de retención extendida tienen costos asociados, y una vez finalizada la suscripción o si los límites de retención estándar se superan, los datos pueden desaparecer. Al realizar respaldos periódicos y externos, aseguras que tus datos estén disponibles a largo plazo, sin depender exclusivamente de las políticas de retención de Microsoft.
Control sobre los datos.
Dependiendo únicamente de Microsoft para la recuperación de datos significa que estás limitado por sus políticas y plazos de recuperación. Si algo sucede a nivel de su infraestructura, como una interrupción masiva, tus datos pueden no ser accesibles temporalmente. Tener una copia de seguridad independiente te da control total sobre el acceso a tus datos, sin importar el estado del servicio de Microsoft.
Recuperación granular.
Muchas soluciones de respaldo ofrecen una mayor flexibilidad a la hora de recuperar datos específicos. Por ejemplo, si necesitas recuperar solo un correo electrónico en particular de hace años o una versión anterior de un documento de Word, un respaldo externo te permite hacerlo sin necesidad de restaurar toda la cuenta o biblioteca de documentos.
Cumplimiento normativo.
Muchas industrias están sujetas a regulaciones estrictas sobre la retención y protección de datos. Microsoft 365 tiene herramientas de cumplimiento normativo, pero estas pueden no ser suficientes para todos los requisitos legales o normativos específicos de cada país o industria. Mantener un respaldo adecuado ayuda a cumplir con estos requisitos al asegurar que los datos sean accesibles y restaurables, en caso de auditorías o solicitudes legales.