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Microsoft 365 o Google Workspace, cuál elegir?
Microsoft 365 y Google Workspace son suites de productividad ampliamente utilizadas que ofrecen herramientas esenciales para el trabajo en equipo, la comunicación y la creación de contenido..
Decidir si es conveniente optar por alguna de las dos plataformas, y en caso afirmativo elegir una, no siempre es una tarea simple.
Es un proceso que requiere, no solamente comparar costos y prestaciones de ambas plataformas, sino también analizar nuestra forma actual de trabajo, las herramientas que usamos, la experiencia de nuestro equipo de trabajo, y las áreas en las que queremos mejorar.
Que podemos hacer con Microssoft 365 y Google Workspace?
Ambas soluciones ofrecen herramientas que ayudan a hacer las tareas comunes del trabajo diario en forma más eficiente
Comparativo de funcionalidades
1. Principales Aplicaciones:
Las dos plataformas incluyen una seria de aplicaciones que trabajan en forma integrada y se pueden acceder desde una interfaz web, o desde aplicaciones para móviles.
En el caso de Microsoft 365, en algunas versiones, incluye además aplicaciones de escritorio para Windows y Mac.
Microsoft 365
Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Exchange, OneDrive, Teams, Sahrepoint, Access y Publisher
Aplicaciones ampliamente utilizadas en entornos profesionales
Google Workspace
Ofrece aplicaciones como Docs, Sheets, Slides, Gmail, Calendar, Drive y Meet.
Estas aplicaciones se centran en la colaboración en tiempo real y en el acceso desde cualquier dispositivo.
2. Herramientas de Colaboración:
Como plataformas de colaboración, Google Workspace o Microsoft 365 proveen potentes herramientas para comunicarse y colaborar con colegas, clientes y socios comerciales.
Ambas soluciones ofrecen videoconferencia y mensajería instantánea, así como edición compartida de texto, hojas de cálculo y presentaciones.
Microsoft 365
Permite la colaboración en tiempo real en documentos, hojas de cálculo y presentaciones a través de OneDrive y SharePoint. También incluye características como comentarios y control de versiones.
Google Workspace
Destaca por su enfoque en la colaboración en tiempo real. Varias personas pueden trabajar simultáneamente en un documento, hoja de cálculo o presentación, y los cambios se guardan automáticamente.
3. Servicio de Correo Electrónico:
Los servicios de correo electrónico, Gmail de Google Workspace y Exchange de Microsoft 365, son plataformas de correo electrónico sólidas que ofrecen características y funcionalidades completas.
- Interfaz sólida y familiar, especialmente para usuarios de otras aplicaciones Microsoft.
- Integración estrecha con otras aplicaciones de Microsoft 365, como Outlook y Teams.
- 50GB de almacenamiento por usuario en plan empresarial básico (uso exclusivo de Exchange)
- Hasta 1.5TB de almacenamiento por usuario en planes avanzados, usando Archive mailboxes.
- Cifrado de extremo a extremo y políticas de privacidad claras y sólidas.
- Filtros antispam. Algoritmos avanzados y aprendizaje automático para identificar y filtrar correos no deseados o spam.
- Protección contra malware y phishing. Medidas de seguridad para proteger contra el malware (software malicioso) y el phishing.
- Interfaz intuitiva, diseño limpio y organizado.Especialmente concebida para el trabajo en línea a través de un navegador web.
- Integración con otros servicios de Google Workspace y amplia selección de complementos.
- 30GB de almacenamiento por usuario en plan empresarial básico (se comparte con Drive y Fotos)
- Hasta 2TB o 5TB de almacenamiento por usuario en planes avanzados.
- Cifrado de extremo a extremo y políticas de privacidad claras y sólidas.
- Filtros antispam. Algoritmos avanzados y aprendizaje automático para identificar y filtrar correos no deseados o spam.
- Protección contra malware y phishing. Medidas de seguridad para proteger contra el malware (software malicioso) y el phishing.
4. Almacenamiento en la nube:
El almacenamiento es una de las funcionalidades en las que existen mayores diferencias, especialmente en las ediciones básicas, y puede ser un elemento importante a tener el cuenta al momento de elegir.
Permita almacenar archivos en la nube a los que se puede acceder desde la interfaz web de 365 o instalando el cliente OneDrive en computadoras y móviles.
- 1TB de almacenamiento para cada usuario en los planes empresariales básicos.
- Hasta 5TB almacenamiento para cada usuario en los planes avanzados
- El almacenamiento no se comparte con otros servicios de 365. Es para uso exclusivo de OneDrive
- Unidades Compartidas disponibles en todos lo planes.
- Compartir Archivos
- Control de versiones
- Recuperación de elemento eliminados
- Política de retención ajustable.
Permita almacenar archivos en la nube a los que se puede acceder desde la interfaz web de Google Workspace o instalando el cliente Google Drive en computadoras y móviles.
- 30 GB de almacenamiento para cada usuario en los planes empresariales básicos.
- Hasta 5TB almacenamiento para cada usuario en los planes avanzados
- El almacenamiento se comparte con otros servicios de Google Workspace (Gmail y Fotos).
- Unidades Compartidas disponibles solamente en planes avanzados.
- Compartir Archivos
- Control de versiones
- Recuperación de elementos eliminados
- Política de retención ajustable solamente en planes avanzados.
5. Seguridad y cumplimiento:
Ambos proveedores utilizan cifrado para el almacenamiento de los datos en sus centros de datos, así como para la transmisión de datos entre el cliente y el servidor.
Tanto Mirosoft 365 como Google Workspace han sido diseñados para cumplir con los principales estándares y regulaciones de la industria para el procesamiento seguro de datos.
Cuentan con certificaciones internacionales de seguridad de la información, seguridad en la nube y protección de datos en la nube ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO 27018
Respaldo de datos
Tanto Microsoft como Google dejan claro en sus términos y condiciones que si bien aseguran servicios de alta disponibilidad, es responsabilidad del cliente mantener un respaldo de su información. En el modelo de responsabilidad compartida que aplican, los datos y los accesos son responsabilidad del cliente final.
Por lo tanto es recomendable contar con algún mecanismo de respaldo, por lo menos para la información más critica. Por más información ver Respaldar Microsoft 365 y Google Workpace.
6. Planes y Precios:
Las dos alternativas manejan planes flexibles que se adaptan a las necesidades de diferente tipo de empresas.
Los planes empresariales básicos de ambas plataformas, Microsoft 365 Empresa Básico y Google Business Starter, tienen el mismo costo mensual de U$S 6 por mes por usuario, con compromiso de pago anual.
En los planes básicos Microsoft 35 incluye más almacenamiento, 1TB por usuario en OneDrive + 50GB por usuario en las casillas Exchange, contra 30GB por usuario en Google Workspace (espacio que se comparte entre Gmail, Google Drive y Fotos).
Recientemente Google habilitó el uso consolidado de almacenamiento. A modo de ejemplo si se contratan 10 usuarios, se asigna por defecto 30GB a cada usuario. Eso genera un pool de 300GB general para la cuenta. Es posible reducir el espacio a algunos usuarios y aumentarlo a otros, siempre que no se supere el total de 300GB. Esto da mayor flexibilidad y permite un uso más optimizado del espacio asignado.
Microsoft es más flexible en la contratación de licencias ya que permite combinar diferente tipo de licencias en una misa cuenta, mientras que en Google para cambiar a un plan mayor se debe contratar licencias de mayor costo para todos los usuarios.
Otra diferencia a favor de Microsoft en los planes básicos es en lo relativo a las viedeconferencias. Teams permite hasta 300 usuarios concurrentes, mientras que Google Meet tiene un límite de 100 usuarios.
En el segundo nivel de planes Microsoft 365 Empresa Estándar (U$S 12,50 por mes por usuario) y Google Business Standard (U$S 12 por mes por usuario) la cantidad de espacio es a favor de Gogole que incluye 2TB por usuario. En el caso de Microsoft 365 se mantienen el mismo espacio pero agrega la posibilidad de usar las aplicaciones de escritorio para Windows y Mac.
Con respecto a las videoconferencias en tope de usuario en Google aumenta a 150 en este plan, y en el de Microsoft se mantiene en 300.
Conclusiones
Como mencionamos al comienzo, no es una elección simple y debe ser analizado por varios integrantes del equipo de trabajo, y con el asesoramiento técnico adecuado.
Los puntos anteriores, sumado a la experiencia que tengan los usuarios y los objetivos del uso de la herramienta, pueden ser determinantes para hacer la mejor elección.
Algunos de los aspectos a tener en cuenta a la hora de elegir:
En ProRed contamos con años de experiencia gestionando, administrando y brindado soporte a clientes en Microsoft 365 y Google Workspace.
Integramos también ambas soluciones con nuestro servicio de correo Cloud Email, pudiendo diseñar soluciones híbridas entre Microsoft 365 y Cloud Email, o Google Workspace y Cloud Email .
Una solución híbrida permite distribuir usuarios de un mismo dominio en dos plataformas, de manera de ir migrando a Microsoft 365 o Google Workspace en forma gradual.